22 feb Checklists zijn geen regels
Mensen hebben de neiging om checklists en procedures te beschouwen als ‘de waarheid’, als de enige manier om iets te doen. Maar checklists en procedures zijn slechts hulpmiddelen.
Deze week had ik weer een interessante discussie met een stafafdeling die bij mijn afdeling kosten in rekening bracht. Ik vroeg hoe we de kosten omlaag konden krijgen. Was alles wel essentieel? Er werd een stappenplan van twee kantjes op tafel gelegd. Hoeveel stappen op die twee kantjes waren nou noodzakelijk? ‘Zo doen we dat hier’, kreeg ik letterlijk te horen. ‘Waar staat dat het zo MOET?’ vroeg ik dan. Toen kwam er wat gesputter en kwam er ruimte om van de stappenplan af te wijken.
Wat hier is gebeurd is hoe heel veel regels ontstaan. Iemand maakt een stappenplan of een checklist. Dat is handig, want dan hoef je het niet elke keer uit te zoeken. Maar als je het een paar keer toepast wordt het ‘zo doen we dat hier’ en wordt een handreiking in de praktijk een regel. Het heeft de status van een wet in de hoofden van de mensen die het gebruiken. Heel vaak zijn er maar een of twee zaken echt verplicht en is de rest vooral handig als het heel ingewikkeld is.
Want je hebt de wet, en de verordening, en de rest is echt facultatief. Ook al heb je een checklist van twee kantjes. Daar kan je van afwijken. Vraag dus altijd waar het staat, dat het zo moet. Als het nergens in een wet of verordening staat dan hoef jij je er ook niet aan te houden. Dan mag het handig zijn, maar dat beslis je echt zelf.
Zie ook hierover mijn eerdere post: https://www.angelariddering.nl/de-bureaucratie-te-lijf-deel-2/
Rob Visser
Geplaatst op 23:23h, 22 februariRegels voorzien in de behoefte aan zekerheid over wat je met elkaar vindt van de omgeving en wat daarin je rol is. Vaak zie ik dat de inhoud van de regels veel minder belangrijk is dan die zekerheid. Daarnaast geven regels ook identificatie: “wij hanteren regels waar de buitenwereld niets van begrijpt, zo weten wij dat wij verbonden zijn met elkaar en aan dezelfde kant staan.” Dat is een oerbehoefte van mensen uit de tijd dat we in stammen leefden met een vijandige omgeving.
Verder kan ik reageren op de vormgeving van je blog. Door de kleine grijze letters op een witte achtergrond heb ik het scherm een paar keer moeten vergroten voordat ik kon lezen wat er staat.
admin
Geplaatst op 16:48h, 03 maartDank voor de toevoeging Rob.
En ook voor de feedback over de vormgeving. Zal kijken of ik de letters wat donkerder kan krijgen.