De bureaucratie te lijf: deel 2

09 dec De bureaucratie te lijf: deel 2

Niet alle regels zijn even belangrijk. Sommige zijn in steen gebeiteld (zoals wetten), anderen zijn een keuze. Minder regels hoeft niet altijd, wel hoe je ermee omgaat.

Er zijn drie soorten regels:

1. Wetten en verordeningen. Deze vormen de basis van je ICT systemen: je kunt er niet omheen als je iets wilt uitvoeren.
2. Beleidsregels. Daarvan mag je afwijken als de situatie erom vraagt. ‘Comply or explain’ oftewel ‘voer uit of leg uit’ . Hier is ruimte voor de professional om, mits onderbouwd, af te wijken. Dat kan je ook in je ICT systemen inbouwen: je kunt eromheen, mits toegelicht.
3. Procesbeschrijvingen en andere handreikingen. Deze worden gemaakt om je te helpen, maar als je er niets aan hebt, dan mag je ze links laten liggen. Dat is wat een handreiking is namelijk. Dit bouw je in je ICT als toelichting in, die je erbij kunt roepen indien nodig.

Waar gaat het mis?

Controle is verstandig op de eerste twee soorten regels. Je hebt als overheid verantwoording af te leggen, en moet kunnen aantonen dat je de wet hebt gevolgd. Voor de tweede categorie geldt dat ook: professionals hebben ruimte en verantwoordelijkheid, daar hoort ook verantwoording bij. Probleem is wel dat vaak zowel de ICT als controle worden ingericht op de laatste categorie: die van de werkprocessen. Waarmee alle handelingsruimte verdwijnt die in de tweede en derde categorie is ingebouwd.

De oplossing is dus niet altijd minder regels, maar hoe je met ze omgaat. Welke moeten ECHT, en waar is het OK om soms wat anders te doen?