Personeels-selectie in samenwerking, een succesverhaal

09 dec Personeels-selectie in samenwerking, een succesverhaal

Een tijdje terug las ik een artikel over een andere manier van medewerkers selecteren. Betrek je externe partners daarbij, was de boodschap, dan krijg je meer diversiteit in je team. Ik vond het een interessante aanpak en heb die nu met twee functies uitgeprobeerd.

De aanpak heb ik wat aangepast naar mijn eigen context. De vacaturetekst en brievenselectie heb ik samen met de coördinator van het team gedaan. Er bleven 5 kandidaten over. Wie zou doorgaan naar de tweede ronde? De functie waarvoor ik invulling zocht is een verbindingsfunctie: iemand moet met veel partijen kunnen samenwerken, die ieder een eigen ‘taal’ spreken en andere mores kennen. Hiervoor heb ik een commissie voor de selectie van 10 mensen samengesteld, die in vijf duo’s werkte:
– Een duo met externe samenwerkingspartners
– Een duo met collega’s uit andere afdelingen
– Een duo met collega’s van de eigen afdeling
– Een duo met coördinator / leidinggevende
– Een duo met collega’s uit de uitvoering.

Al voordat we de selectiegesprekken ingingen was iedereen al positief. De mensen van de andere afdelingen en de externen gaven aan dat ze hiermee voelde dat wij samenwerking serieus nemen, als ze hun eigen samenwerkingspartner mee mogen uitkiezen. Het kostte dan ook geen enkele moeite om mensen te vinden die bereid waren om een ochtend in deze procedure te investeren.

In de ochtend kwamen we eerst met alle leden van de adviescommissie bij elkaar. Daar hebben we drie-kwartier met elkaar gestoeid over wat we het allerbelangrijkst vonden voor kandidaten in deze functie. Ieder duo koos daaruit twee thema’s waarop ze de kandidaten zouden bevragen. Ook hebben we afgesproken hoe we de gesprekken zouden doen, namelijk door te vragen naar voorbeelden op de thema’s met de STAR-methodiek (wat was de Situatie, daarin jouw Taak, welke Actie heb je ondernomen, wat was het Resultaat). Van ieder duo werd er ook één persoon benoemd die de tijd in de gaten hield, omdat we de kandidaten ruimte wilde geven om zelf ook vragen te stellen.

En toen op pad! Ondertussen had het secretariaat de 5 kandidaten in 5 verschillende kamers geplaatst. De duo’s gingen in speeddates van 15 minuten ieder kandidaat langs. Was dat voldoende? Ja, gaf de adviescommissie terug. In die korte tijd was je alert dat je op het thema bleef, en je kon snel een eerste indruk krijgen van de kandidaten. Ja, zeiden de kandidaten, want zo kreeg je een goed beeld van wat de functie betekende.

Na de speeddates had ieder duo nog een kwartier om hun voorkeuren en motivatie daarvoor te formuleren. Ze moesten in één zin aangeven waarom wel of niet ze iemand op een tweede gesprek wilde zien. We zijn toen gezamenlijk gaan lunchen om de oogst op te halen en te bespreken.

Bij de bespreking hebben we eerst in kaart gebracht wie zeker wel en wie zeker niet doorging naar de tweede ronde. Voor wie zeker niet doorging werd de feedback verzameld inclusief tips voor de kandidaat voor de volgende keer. Voor wie zeker wel doorging verzamelde we de onderwerpen waarop het tweede gesprek verder zou moeten gaan. Er waren ook twee twijfelgevallen, daarop verzamelde we alle input en hakte de selectiecommissie de knoop door.
Wat mij opviel was de breedte en diepte van het beeld dat geschetst werd van alle kandidaten. Door alle perspectieven te combineren krijg je een veel rijker beeld van de kandidaat dan als je met een kleine commissie één lang gesprek voert. Voor mensen die afgewezen werden kon ik ze goed uitleggen waarom, dat was wel zo prettig. We hadden ook heel gericht gespreksstof voor de tweede ronde, die we gelijk na de lunch konden doen op specifieke aandachtspunten. De volgende dag hebben we nog de referenties nagebeld, die ook weer een inkleuring gaven op een paar punten uit de tweede gespreksronde.
De keuze was daarna snel gemaakt.

Ik moet eerlijk zeggen dat het niet de persoon is geworden die ik in de eerste ronde als favoriet had aangemerkt. En dat ik ze waarschijnlijk niet had aangenomen zonder de input die ik van de adviescommissie had gehad, want die zagen een kant van haar dat ik niet zag. En die wel van cruciaal belang is voor het slagen op deze plek.

Alles bij elkaar dus, een geslaagd experiment. De logistiek was nogal wat om te organiseren, dat is eigenlijk het enig nadeel. Ik heb daarom een draaiboekje hiervoor gemaakt voor de volgende keer, want dat ik het vaker zo ga doen, is zeker.