De bureaucratie te lijf: deel 1

09 dec De bureaucratie te lijf: deel 1

De kranten staan weer vol van het schrappen van regels in de zorg, minister Hugo de Jonge heeft beloofd mi-ni-teus te volgen dat het echt wat oplevert. Maar mijn ervaring is dat het vaak niet de regels in de wet of beleid zijn die bureaucratie veroorzaken.

Maar hoe komt het dan dat je soms acht handtekeningen / vinken moet verzamelen voordat je iets mag gaan doen? En dat al die acht mensen er ook nog iets van willen vinden? Je was toch budgethouder? Je had toch mandaat?

In mijn ervaring zijn hier veel oorzaken voor te vinden, ik zal er de komende tijd meer over schrijven. De eerste oorzaak van bureaucratie: de stafafdelingen werken niet naar behoren.

Werkt je stafafdeling mee of tegen?

Stafafdelingen horen de lijn te ondersteunen. Toch worden ze heel vaak ervaren als hindermacht. Hoe dat komt? Ik geef een voorbeeld. Er zijn Europese regels voor het openbaar aanbesteden van grotere bestellingen door de overheid. Het is belangrijk dat je die volgt, het zijn namelijk wetten, en als ambtenaar hoor je de wet uit te voeren. Alle expertise over de aanbestedingsregels zit bij de afdeling inkoop. Een stafafdeling. Als je het niet juist doet, kan je boetes krijgen en vervelende procedures, rechtszaken zelfs.

Nu treedt de risico-reflex regel in werking: het risico is hoog, dus vanaf nu moet je altijd eerst goedkeuring halen van de afdeling inkoop voordat je iets bestelt van meer dan pakweg 5.000 euro. De afdeling inkoop heeft nu de macht om ieder inkoopproces te traineren of frustreren. Op papier ben je budgethouder, in de praktijk beslist de afdeling inkoop. Zij zijn dankzij dit stukje bureaucratie nu een machtig partij binnen de gemeente. Omdat ze zo belangrijk zijn, moeten ze vroegtijdig ingeschakeld worden en daarom zitten ze nu ook aan tafel bij het Management Team. Ze praten nu op inhoud mee…..

Maar toch zijn de mensen van de afdeling inkoop niet gelukkig. Ze moeten steeds als politieman optreden en voelen zich miskend. Hun expertise wordt niet voldoende benut want ze worden door de organisatie vooral als lastpak ervaren en dat is behoorlijk frustrerend. De medewerkers van de afdeling inkoop zijn hier dus ook allerminst gelukkig mee.

Hoe moet het dan wel?

Stafafdelingen zijn ondersteunend. In het voorbeeld hierboven: de afdeling inkoop is ervoor verantwoordelijk dat iedereen die het moet weten, weet wat de regels zijn. En dat ze genegen zijn om afdeling inkoop in te schakelen waar nodig. Een dienstbare afdeling inkoop verkoopt zichzelf als kennispartner, waardoor je als budgethouder ze graag inschakelt waar nodig. Afdeling inkoop moet jou verleiden om de regels te kennen en te volgen en helpt jou daarbij. Als dat niet gebeurt, kijken ze wat ze ervan kunnen leren en hoe ze beter kunnen ondersteunen. En dat is niet door extra parafen in te voeren. Medewerkers van de afdeling inkoop worden hier ook gelukkiger van: ze worden nu als partner benaderd en niet als lastpost. De bureaucratie is een stuk minder en de werkvreugde neemt over de hele linie toe.